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市、县级国家综合档案馆测评办法

  第一条  为提高市、县级国家综合档案馆(以下简称市、县级档案馆)的整体工作水平,更好地为创建文明城市(区)活动服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定,制定本办法。 
    第二条  本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。其他市、县级档案馆参照执行。 
    第三条  市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测评细则》(以下简称《测评细则》,见附件1)进行。 
    测评采用百分制,结果分三个等级,测评结果为90分以上者为国家一级档案馆,测评结果为80-90分(不含)者为国家二级档案馆,测评结果为70-80分(不含)者为国家三级档案馆。 
    第四条  测评组织:由3名或5名测评员组成测评小组。 
    国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评,国家档案局不定期组织抽查。 
    第五条  国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆(室)业务指导司负责。 
    第六条  测评原则:近3年档案馆发生重大安全责任事故(如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等),不得申请测评;档案馆面积不符合《档案馆建设标准》的要求,不得申请国家一级档案馆测评测评;具备国家一级档案馆条件的,可直接申请国家一级档案馆的测评;经测评为国家二级、三级档案馆的,一般应在取得相应级别1年以上方可申请更高等级档案馆的测评。 
    第七条  测评员:国家一级档案馆的测评员由各省(自治区、直辖市)、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名,国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定,报国家档案局备案。 
    因工作变动等原因不宜继续担任测评员的,由推荐单位提出,经批准后予以替换。 
    测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。 
    第八条  测评申报:每年1月31日前省级档案行政管理部门将本年度本地区测评计划报国家档案局。参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评,并准备相关证明材料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的,向省级档案行政管理部门提出测评申请;自评符合国家一级档案馆条件的,由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。申报材料要求一式1份。 
    申报材料包括申请报告、自查报告(档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设)、测评申请表(见附件2)、测评打分表(见附件3)等,自查报告中需详细说明自评得分及扣分情况。 
    第九条  测评方式:包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后,形成测评结论和等级意见,填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》(见附件4)。 
    第十条  测评审批:测评结束后,达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局;达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后,颁发测评等级标牌和证书。 
    国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。 
    第十一条  市、县级档案馆测评等级证书有效期为5年,到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者,限期整改,整改后仍不合格者,取消其相应等级资格并予以公布。 
    第十二条  经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆,国家档案局将给予通报表扬,同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。 
    第十三条  本办法及附件由国家档案局解释。 
    第十四条  本办法自发布之日起施行。2008年2月发布的《市、县级国家综合档案馆测评办法》同时废止。 
    附件:1.市、县级国家综合档案馆测评细则 
            2.市、县级国家综合档案馆测评申请表 
            3.市、县级国家综合档案馆测评评分表 
            4.市、县级国家综合档案馆测评审批表 
            5.《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解
 
附件1
  市、县级国家综合档案馆测评细则
测评
指标
测 评 内 容
分值
测  评  细  则
测评方式
一、
(28分)
1.政策保障
4
档案事业列入同级政府国民经济和社会发展规划计1分;档案馆为同级党委或政府直属机构计1分(一级机构计1分,二级机构计0.5分);近3年同级党委或政府每年至少研究一次档案工作(含调研、现场办公等)并解决档案馆工作实际问题计1分;近3年以党委或政府名义出台加强档案馆工作的文件计1分。
查阅相关文件
2.档案馆馆舍建设
10
档案馆面积符合《档案馆建设标准》要求)计5分(可按比例得分);档案馆建筑符合《档案馆建筑设计规范》要求计5分(选址布局、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备各计1分)。
查阅档案馆设计图纸或竣工图纸,实地查看
3.设施与设备
6
档案安全防护设施与设备符合要求计6分(视频监控与门禁高设备、自动火灾报警和自动消防灭火设备;温湿度自动测量与调控设备、防有害生物设施、馆区周界电子巡查设施或防护装置、档案数字化场所设备安全保障各计1分。
实地查看
4.经费
5
档案馆事业经费列入同级一般财政预算,经费数量随地方财政收入增长比例逐年递增计1分;档案保护经费列入财政预算,并达2元/卷/年计2分(可按比例得分,满2分为止);地方财政安排的国家重点档案抢救和保护补助费数量不低于中央财政的拨付数量的计2分(中央财政暂未拨付抢救费或无国家重点档案抢救任务的档案馆此项可得分)。
查阅相关文件
5.干部队伍和机关建设
3
领导班子健全,结构合理(年龄、学历、专业等)计0.5分;档案馆人员配备符合《地方各级档案馆人员编制标准》要求计1分(可按比例得分);业务人员全部受过档案专业基本知识培训计0.5分(可按比例得分);近3年因工作成绩突出获同级党委、政府及上级机关奖励或国家档案局表彰的计0.5分;近3年有机构和群众对档案馆业务工作提出表扬和感谢的计0.5分(每次0.1分,满0.5分为止)。
查阅档案馆工作人员名册、相关文件及证书
二、
(33分)
6.档案资源建设
12
按照国家档案局9号令的规定,编制有并上级批准的本馆收集档案范围细则和工作方案计1分;接收了《接收名册》中所有应接收的档案计4分(可按比例得分);馆藏档案中有涉及民生的专业档案计3分(一种0.5分,满3分为止);有除纸质档案外的其他载体的档案计1分;在接收纸质档案的同时,开展了原生电子档案收集计2分(可按比例得分);本地区党和政府重大活动及突发事件档案及时进馆计1分。
查阅收集档案范围和接收名册、全宗名册及相关文件,实地查看
7.档案资料的保管与保护
12
档案馆库房温湿度符合国家标准计1分(连续3个工作日不符合要求扣0.1分,扣完1分为止);馆藏档案资料整理规范计1.5分(全宗区分清楚、档号编制规范、资料分类科学各计0.5分);对破损、褪变的档案全部进行了抢救计2分(可按比例得分);建立并严格执行档案的收集、保管、整理编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫等各项工作的规章制度计1分(缺一项制度该项不得分);制定并实行档案安全责任制,近3年库房内无鼠、无虫、无霉、无积尘计1分(有一种情况该项不得分);开展馆藏重要档案异地备份工作计1分;制定有保障档案实体及信息安全的应急预案计0.5分;对国家重点档案以副本提供利用计2分(可按比例得分);馆藏各全宗均建有全宗卷计2分(可按比例得分)。
查阅各项规章制度,检查相关记录台帐,实地查看
8.检索工具编制
9
编制有《档案馆指南》且规范计1分;编制有《全宗指南》且规范计1分;编制有馆藏档案检索目录计4分(案卷级手检式目录计0.5分,机检式目录计0.5分;文件级手检式目录计1分,机检式目录计2分,以上各项可按比例得分);编制有馆藏资料检索目录计1(手检式目录计0.5分,机检式目录计0.5分,以上各项可按比例得分);编制有档案资料专题目录计2分(一种0.5分,满2分为止)。
查阅相关目录,随机抽查,实地查看
三、
(24分)
9.档案开放
8
开馆间不少于法定工作日数天及工作时间计1分;有公休日开馆公告,制度执行1年以上计1分;按照国家档案局2号令要求,对所有到开放期限的档案进行开放鉴定计5分(可按比例得分);编制档案利用效果汇编计1分。
查阅相关文件、汇编、鉴定工作台帐、公休日开馆公告、开放档案目录,随机抽查,实地查看
10.政府公开信息查阅场所建设
3
设立政府信息公开场所并配备了所需的设施、设备,能满足实际需要计1分;制定公开信息送交办法计1分;同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息计1分。
查阅相关文件,实地查看
11.档案资料编研
6
近3年来档案馆利用馆藏档案资料编辑专题汇编计3分(公开出版物1种计1分,内部出版物1种计0.5分,满3分为止);开发档案文化产品计1分;近3年为领导决策或中心工作服务的档案资料专题材料有同级党委、人大、政府、政协领导评价性批示计2分(1种计1分,满2分为止)。
查阅相关材料
12.展览与社会教育
7
档案馆被同级党委、政府及其职能部门或上级机关命名为“爱国主义教育基地”计1分;按照《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》设有固定陈列展计2分,参观人数达1000人次计1分(可按比例得分);最近3年每年举办一次专题展览计1分;最近3每年开展一次其他社会教育活动计2分(每年未达到一次者,此项不得分)。
查阅相关材料,实地查看
四、
(15分)
13.规划方案
3
档案信息化建设列入本地区信息化建设总体规划计1分;档案馆为本地区信息化建设领导小组成员单位计1分;编制有本馆档案信息化建设实施方案计1分。
查阅相关文件
14.馆藏档案数字化
8
完成馆藏全部纸质档案数字化并实现与目录挂接计6分(可按比例得分);完成馆藏全部照片档案和音、视频档案数字化并实现与目录挂接计2分(可按比例得分)。
随机抽查,实地查看
15.管理平台与网络建设
4
建立档案管理应用平台计2分;建立互联网网站计0.5分,及时更新内容计0.5分;实现开放档案在互联网上查询计1分(目录查询计0.5分,全文查询计0.5分)。
随机抽查
说明:凡按比例得分项,均以满分分值乘以达到的百分比计算,得分四舍五入精确到小数点后2位。
    
 
附件2
                                市、县级国家综合档案馆测评申请表
 
档案馆名称

申请测评
时间

申请测评
等级

自评
得分

申请单位情况简介
 
 
 
 
 
                                     (盖章)                
                                  年    月    日
省级档案行政管理部门意见
 
  
                                      (盖章)   
                                  年    月    日
 
 
 
附件3
                                市、县级国家综合档案馆测评打分表
档案馆名称:                                                    测评时间:   年   月   日
编 号
标准分
自评得分
测评得分
测 评 说 明
28



1
4



2
10



3
6



4
5



5
3



33



6
12



7
12



8
9



24



9
8



10
3



11
6



12
7



19



13
3



14
8



15
4



总得分



测评小组
成员签字:
 
附件4
                                             市、县级国家综合档案馆测评审批表
 
档案馆名称

测评时间

测评等级

测评得分

测评结论
 
 
 
                                                                       测评组组长:
                                                                       年   月  日
                                                                                                                         
省级档案行政管理部门意见
 
 
         
                              
                                                                           (盖章)
                                                                         年  月  日
国家档案局审批意见
 
 
                                    
                                                                            (盖章)
                                                                         年  月  日
 
 
附件5
                  《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解
 
    一、关于《测评办法》有关条文的释解
    第二条:不参加文明城市创建活动的市、县级档案馆自愿参加。
    第四条:对抽查不符合标准的档案馆,不予审批或取消其相应等级资格。
    第七条:国家二级档案馆和国家三级档案馆测评小组成员由省级档案行政管理部门从本地区从事档案馆工作的领导、档案馆工作业务指导和长期从事档案馆工作的人员中产生。
    第十一条:省级档案行政管理部门列出本年度本地区到期应复查档案馆,每年1月31前报国家档案局。国家一级档案馆复查由国家档案局组织,国家二级档案馆和国家三级档案馆复查由省级档案行政管理部门负责组织。
    二、关于《测评细则》有关条文的释解
    (一)条件保障
    1.出台的相关文件必须有涉及档案馆工作的内容。出示本地区《国民经济和社会发展规划》和机构设置等相关文件。
    2.档案馆面积未达《档案馆建设标准》(JB103-2008)的要求的,不能评为国家一级档案馆。测评国家二级档案馆和国家三级档案馆可按比例得分(正在建设新馆的档案馆,档案馆面积以设计图纸标注面积为准)。
    具体指标要求如下:
级别
类次
馆藏档案数量
面积标准(平方米)
市级
一类
40万卷以上
10800-12800
二类
30-40万卷
8800-10800
三类
30万卷以下
6600-8800
县级
一类
20万卷以上
4600-6800
二类
10-20万卷
2600-4600
三类
10万卷以下
1200-2600
    3.“视频监控与门禁设备”指档案馆应在档案库房、阅览室、展览厅、计算机房(包括数字化场所)等重要业务工作区域,馆区电梯、出入口、楼道、馆区周边等部位合理安装监控探头。在档案库房出入口安装指纹或磁卡等门禁系统,门禁系统应当具备目标识别和授权功能,可记录出入人员身份和出入时间。
    4.按档案馆馆藏数量计算档案保护经费。出示本地区近3年地方经济年度增长百分比数量的证明材料和近3年部门年度预算、决算表。
    5.政府购买服务人员可计入人员配备总数量。馆级领导成员中无低于50岁以下者(以考评当年年龄计),有大专以下学历者、无档案专业学历或未受过档案专业培训者,在得分中各扣0.2分。
    (二)基础业务
    6.“涉及民生的专业档案”是指《国家基本专业档案目录》中所列涉及民生的专业档案。出示上级档案行政管理部门对本馆收集档案范围细则和工作方案的批复文件。
    7.全宗卷编制须符合《全宗卷规范》(DA/T12-2012)要求。
    8.《档案馆指南》编制须符合《档案馆指南编制规范》(DA/T3-1992)要求,《全宗指南》编制须符合《全宗指南编制规范》(DT/T14-2012)要求。
    (三)开发利用
    9.有预约服务制度并有公告也可视为公休日开馆。
    出示自形成之日起满30年的档案目录及已划分为控制使用的档案目录和已开放的档案目录,按后两项之和占前一项的百分比得分;出示开放档案的有关凭证(如开放公告、批准开放的文件等);延期开放须有报批手续。
    10.档案馆设立的政府信息公开场所须经同级政府批准,应有满足工作需求的设施、设备。
    出示档案馆被同级政府确定为信息公开场所的相关文件,本级政府组成部门名册及近3年已公开信息目录。
    11.利用馆藏档案制作电视片、宣传品或开办媒体专栏等均可视为开发档案文化产品。
    12.流动展览可视作专题展览。“其他社会教育活动”指学术报告会、专题讲座、冬夏令营等。
    (四)信息化建设
    15.档案管理应用平台应能够对档案接收、保管、利用、鉴定等工作进行有效管理。


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