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关于印发《广西壮族自治区城乡居民最低生活保障档案管理办法》(试行)的通知

 

各市、县(市、区)民政局、档案局:

为加强城乡居民最低生活保障档案管理工作,校验城乡居民最低生活保障申请审批行为,有效利用档案为社会事业服务,根据《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等有关法律法规,自治区民政厅、自治区档案局联合制定了《广西壮族自治区城乡居民最低生活保障档案管理办法》(试行),现印发给你们,请认真贯彻落实。

 

 

广西壮族自治区民政厅   广西壮族自治区档案局

20131231


广西壮族自治区

城乡居民最低生活保障档案管理办法(试行)

 

第一章  总则

第一条  为加强城乡居民最低生活保障(以下简称低保)档案管理工作,有效收集、保护和利用档案,更好地为低保工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等有关法律法规,结合我区低保工作实际,制定本办法。

第二条  低保档案是指在低保申请、审核、审批及日常管理和服务工作中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条  低保档案是校验低保工作的依据,是国家档案的重要组成部分。

 

第二章  档案管理机构及其职责

第四条  各级民政部门应当加强对低保档案工作的领导,将低保档案管理纳入低保基础业务建设范畴和议事日程。

各县级民政部门应当加强低保档案规范管理,列支必要的工作经费,配置必要的设施设备,安排专人管理,切实为低保档案工作提供组织和物质保证。

第五条  低保档案工作实行分级负责制。各县级民政部门、乡镇人民政府(街道办事处)、村(居)民委员会分别负责辖区内的低保档案工作,并接受上级民政部门及当地档案行政管理部门的档案业务指导。

各级档案行政管理部门应当依法加强对低保档案工作的指导和监督,切实做好业务指导和服务工作。

 

第三章  文件材料归档范围

第六条  低保档案原则上分为审批类和日常管理类两类。审批类文件材料分为初始审批类文件材料和动态管理审批类文件材料。

(一)初始审批类文件材料(除特别注明外其余应均为原件)归档范围主要为:

1.广西城市(农村)低保审批表;

2.县级低收入居民家庭经济状况核对机构出具的家庭经济状况核对报告;

3.县级民政部门抽查形成的调查报告(或调查表,非抽查对象除外);

4.县级民政部门复查形成的调查报告;

5.广西城市(农村)申请低保家庭经济状况核查表;

6.广西城市(农村)低保申请表;

7.申请低保家庭授权委托书;

8.申请人身份证复印件;

9.申请人户口本复印件;

10.与申请人共同生活家庭成员户口本复印件;

11.申请人按规定要求应提交的其他特殊申请材料原件或复印件(如诚信计生家庭证明原件、残疾证复印件等);

12.其他应保存的文件材料。

(二)动态管理审批类文件材料(除特别注明外其余应均为原件)归档范围主要为:

1.增发(减发、停发)低保金审批表;

2.县级民政部门调查报告;

3.低保家庭申请增发低保金的申请报告;

4.低保家庭申请增发低保金应提交的证明材料(如新增家庭成员户口本复印件、死亡家庭成员户口本注消复印件或公安机关出具的家庭成员死亡证明原件等);

5.其他动态管理过程中形成的文件材料。

(三)日常管理类文件材料归档范围主要为:

1.广西城市(农村)低保审批公示通告; 

2.广西城市(农村)低保续保公示通告;

3.乡镇人民政府(街道办事处)上报的每个公示点公示情况拍摄材料(纸质打印件);

4.按规定对低保家庭每年或每半年、每月(每季度)核查一次形成的核查材料;

5.本级低保日常工作记录;

6.低保对象参加公益活动情况记录;

7.本级研究确定(审核、批准)低保对象的各种会议记录;

8.其他应保存的日常管理类材料。

第七条  归档的低保文件材料应当做到格式规范、字迹工整、图文清晰、齐全完整,真实反映情况。载体文件材料和书写文件材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。

文件材料统一为A4纸张规格;幅面小于A4的应粘贴到A4纸张上。

第八条  低保管理工作中形成的电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体文件材料应与纸质文件材料同时归档。

具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时,应同时生成纸质文件材料一并归档保存。

第九条  对属于归档范围的审批类文件材料,低保经办人员应自县级民政部门负责人签署意见之日起30日内整理好装袋,并应于次年1月底前移交档案室。

对属于归档范围的日常管理类14项文件材料,低保经办人员应自文件材料发生之日起30日内整理好装合,并应于次年1月底前连同其他日常管理类文件材料移交档案室。

低保档案管理人员在接收低保档案时,应当场对归档的文件材料进行清点核实。

第十条  反映低保活动且具有查考利用价值的文件材料,低保经办人员均应按照规定收集齐全、规范整理后移交档案室集中统一管理,任何人不得据为己有或拒绝归档。

 

第四章  档案整理

第十一条  低保档案的整理原则是遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

第十二条  低保档案审批类分为城市低保档案和农村低保档案2个类别,并按照下列程序和方法进行整理立卷:

(一)立卷。审批类按户立卷,一户一卷,一卷一袋。

(二)分类编号。审批类档案按年度结合类别进行分类并编写室编卷号,年度以该卷低保申请初始审批的公元纪年为准。同一年度同一类别的室编卷号从“1”开始流水编写。

(三)卷内文件材料的排列。将一户低保申请的初始审批类档案按照本办法第六条第一款所列文件材料名称顺序依次排列。

动态管理审批类档案按照本办法第六条第二款所列文件材料名称顺序依次排列。

(四)编写页号。在有图文的归档文件材料上采用阿拉伯数字编页号。正面在右下角标注,反面在左下角标注。

(五)填写档案袋封面(见附件1:档案袋封面式样)。一户案卷装入一个档案袋,并将低保对象基本情况和归档文件材料情况等档案袋封面各项内容填写完整。

(六)填写卷内目录。卷内目录分两种,一种是初始审批卷内目录,用于登记初始审批时形成的文件材料情况(见附件2:初始审批卷内目录式样);一种是动态管理卷内目录,用于登记动态管理过程中形成的文件材料情况(见附件3:动态管理卷内目录式样)。

(七)放置卷内备考表。初始审批建档完成后,应在每户低保档案袋内底部放置卷内备考表(见附件4: 卷内备考表式样)。

(八)案卷的排列。在同一年度下,同一类别的低保审批类档案应结合行政区域按室编卷号从小到大依次排列装入档案盒(见附件5:低保档案审批类档案盒式样)。行政区域可划分到乡镇(街道)或村(社区),不同的行政区域的案卷应分盒存放。

该卷低保家庭退保后则从档案盒中取出并在案卷目录注明,并依退保时间顺序依次排列装入档案盒(按年度、分类别装入档案盒)归入退保档案保存。

(九)编制案卷目录(见附件6:案卷目录式样)。初始建档时,应填写档号和案卷题名;该卷低保家庭退保时,应填写起止日期、文件材料件数及保管期限。

第十三条  该卷低保家庭每次动态管理过程中形成的待遇调整和退保等审批类文件材料应及时整理并顺延在该户案卷后归入相应档案袋,且应顺延编页号。

第十四条  低保档案日常管理类文件材料应按年度、分类别装入档案盒保管,可纳入本单位文书档案,按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。

第十五条  电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体文件材料,应按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)、《电子文件归档与档案管理规范》(GB/T18894-2002)和《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求分类排列、整理、编目。

第十六条  各县级民政部门应配备专用计算机和档案管理软件,积极利用各种现代化技术手段,建立低保档案目录及全文数据库,为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造更方便快捷条件。

第五章  档案保管

第十七条  低保档案审批类由县级民政部门档案室统一保管。

各乡镇人民政府(街道办事处)和村(居)民委员会应保管《广西城市(农村)低保审批表》及本级在低保管理工作中形成的低保公示通告、公示点公示情况拍摄材料(照片)、公示情况记录、申请低保家庭经济状况核查表复印件等相关材料。

第十八条  低保档案审批类保管期限为从县级民政部门负责人签署意见之日起,到该卷低保家庭退保后满3年为止。

第十九条  低保档案日常管理类保管期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)划分。

第二十条  各县级民政部门应配备能保管容纳本机构20年内形成的低保档案的专用档案库房,并按照国家档案部门的要求购置必要的档案柜(架)、空调、去湿机、灭火器、监控器等其他防护设备。配备制式专用档案盒(袋),逐步达到规范整理、科学管理要求。

低保档案管理人员调离工作岗位时,应在分管档案工作领导的监督下办妥档案交接手续。

第二十一条  低保档案保管期满后,当地县级国家综合档案馆可以抽样接收进馆。

第六章  档案利用

第二十二条  低保档案保管单位应当依法提供档案信息查询服务,依据档案出具相关证明材料。

第二十三条  低保档案的利用应当遵守下列规定,并办理登记手续:

(一)低保档案的形成、移交单位以及上级业务主管单位可以利用查阅低保档案;

(二)各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、财政部门、审计机关因公务需要可以凭单位介绍信查阅利用低保档案;

(三)低保对象可以凭本人身份证件查阅利用本人的低保档案;

(四)律师凭律师执业证书和律师事务所证明,可以查阅利用与承办法律事务有关的低保对象的低保档案;

(五)其他需要利用查阅低保档案的,应当经低保档案保管单位同意。

第二十四条  低保档案仅限于当场查阅、摘抄和复印,严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案。

第二十五条  低保档案管理人员应当场对归还的低保档案进行清点核对;对档案如实摘抄件或复印件应加盖标有“低保档案摘抄件”或者“低保档案复印件”的印章。

第七章  档案销毁

第二十六条  低保档案不得出卖或用作其他用途,严禁擅自销毁。

第二十七条  销毁低保档案应按以下程序办理:

(一)成立鉴定销毁领导小组,领导小组成员由分管档案工作的领导、分管低保工作的领导、低保档案管理人员及低保业务负责人或低保经办人组成。

(二)应逐卷逐件进行鉴定并编制销毁清册,由分管档案工作的领导或分管低保工作的领导审核并在销毁清册上签名。

(三)监销人、销毁经办人应在指定销毁单位销毁低保档案,同时也应在销毁清册上签名。

(四)销毁清册应归档永久保存。

 

第八章  奖励和罚则

第二十八条  各级民政部门对在低保档案管理工作中做出显着成绩的单位和个人,可按有关规定给予表彰、奖励。

第二十九条  对低保档案管理工作失职造成档案损毁、丢失的,应依照《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和《广西壮族自治区档案管理条例》有关规定查处。

第九章  其他

第三十条  本办法由自治区民政厅、自治区档案局负责解释。

第三十一条  本办法自201411日起实施。当国家档案局及国家民政部有相应档案管理办法出台,或低保政策调整,若有与其相冲突的则从国家档案局或国家民政部、低保新政策,同时本办法相关条款自行废止。

 

 

 



全宗号

年度

类别

室编卷号

馆编卷号








(全宗名称)

广西城乡居民最低生活保障档案

(审批类)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

申请人姓名:

户籍所在地:

居住所在地:

初始受保时间:    年   月   日

初始受保人数:  人

初始立档情况:    件    页

退保时间:        年   月   日

退保结档情况:    件    页

保管期限:自        年    月至       年   月


附件1:档案袋封面式样


档案袋封面填写说明:

1.全宗名称:由初始建档人填写立档单位的全称或者通用规范简称。例:××县民政局。

2.申请人姓名:由初始建档人填写该卷低保申请人姓名。

3.户籍所在地:由初始建档人填写该卷低保申请人户籍所在地全称或规范简称。例:××××××村。

4.居住所在地:由初始建档人填写该卷低保申请人居住所在地全称或规范简称。

5.初始受保时间:由初始建档人填写该卷低保申请人享受低保待遇的起始时间。

6.初始受保人数:由初始建档人填写该卷低保家庭初始享受低保待遇人数。

7.初始立档情况:由低保档案管理人员填写该卷初始建档时卷内文件材料总的件数和页数。

8.退保时间:由该卷低保家庭退保时建档人填写该卷低保家庭退保时间。

9.退保结档情况:由低保档案管理人员填写该卷低保家庭退保时卷内文件材料总的件数和页数。

10.保管期限:由低保档案管理人员填写。“自    年 月 日”填写该卷低保申请初始审批时间;“至    年 月 日”填写该卷低保家庭退保后满3年的时间。见附件6填写说明。

11.全宗号:由低保档案管理人员填写当地国家综合档案馆所给立档单位编制的代码。

12.年度:由该卷初始建档人填写该卷低保申请初始审批的年度。

13.类别:由该卷初始建档人填写城市低保或农村低保。

14.室编卷号:由低保档案管理人员填写立档单位编制的案卷排列顺序号。同一年度同一类别案卷号从“1”开始流水编写。

15.馆编卷号:在移交当地同级国家综合档案馆时填写,并按照进馆要求编制的案卷顺序号填写。


附件2:初始审批卷内目录式样

 

初始审批卷内目录

序号

文件题名

页号

备注









































……

…………

……

……

经办人:                        立卷时间:    年  月  日

 

初始审批卷内目录填写说明:

1.初始审批卷内目录:由初始建档人填写。

2.文件题名:填写该卷低保申请初始审批建档时卷内各文件材料的全称,以实际发生的文件材料为准,并按本办法第六条第一款所列文件材料名称顺序依次排列填写。

3.页码:填写归档时给文件材料所编页码。一份文件材料有多页的,页码之间用“—”连接。例:第1份文件材料页码为1—3页,则该文件材料页号应填写“1—3”。

4.经办人及立卷时间:由该卷初始建档人填写。立卷时间填写该卷低保申请初始审批时间。


附件3:动态管理卷内目录式样

 

动态管理卷内目录

序号

文件题名

页号

备注









































……

…………

……

……

经办人:                        立卷时间:    年  月  日

 

动态管理卷内目录填写说明:

1.每次动态管理均应填写一份动态管理卷内目录。

2.动态管理卷内目录:由当次动态管理文件材料整理人填写。

3.文件题名:填写在当次动态管理中形成的文件材料全称,以实际发生的文件材料为准,并按本办法第六条第二款所列文件材料名称顺序依次排列填写。

4.经办人及立卷时间:由当次动态管理文件材料整理人填写。立卷时间填写动态管理审批时间。

 


附件4:卷内备考表式样

 

卷内备考表

本卷情况说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

…………

卷内备考表填写说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后每次发生上述情况的,低保档案管理人员应即时填写说明并签名、标注时间。

 


附件5:低保档案审批类档案盒式样


 

(全宗名称)

 

广西壮族自治区

城乡居民最低生活保障档案

(审批类)

 

 

 

全宗号

年  度

类  别

所属区域

起止卷号

盒号


 

 

 

 


档案盒填写说明:

1.档案盒各项内容由低保档案管理人员填写。

2.全宗号:填写当地国家综合档案馆所给立档单位编制的代码。

3.年度:填写该卷低保申请初始审批的年度。

4.所属区域:填写该档案盒内每个档案袋中低保申请人户籍所属行政区域,并先填写乡镇(街道)名称,再填写每个档案袋中低保申请人所属村(社区)名称。

根据行政区域的低保档案袋数量情况,一个档案盒内只能装一个乡镇(街道)的低保档案袋或一个村(社区)的低保档案袋。

5.类别:填写城市低保或农村低保,应与档案盒内的档案袋类别一致。

6.室编起止卷号:填写该档案盒内档案袋室编卷号的起止编号,起止号之间用“—”连接。

7.馆编起止卷号:填写档案馆编制给该档案盒内案卷起止编号,起止号之间用“—”连接。

8.盒号:填写档案盒的排列顺序号。

 

 


附件6:案卷目录式样

 

案 卷 目 录

档号

案卷题名

起止日期

件数

保管期限

备注

































































































……

…………

……

……

……

……

 


案卷目录填写说明:

1.档号:由初始建档时低保档案管理人员填写。填写编制的档号。档号格式为:全宗号—年度—类别—案卷号。例:C007-2012-城市低保—0001。

2.案卷题名:由初始建档时低保档案管理人员填写。填写该卷低保申请人户籍所在县(市、区)名称、乡镇(街道)名称、村(社区)名称+申请人姓名+低保档案审批类材料。例:××××街道××社区李××低保档案审批类材料。

3.起止日期:由该卷低保家庭退保时低保档案管理人员填写。填写该卷低保申请初始审批时间和该卷低保家庭退保时间。例:假设该卷低保申请初始审批时间为2011年6月19日,该卷低保家庭退保时间为2013年12月1日,则填写为20110619—20131201。

4.件数:由该卷低保家庭退保时低保档案管理人员填写。填写该卷低保家庭退保时归档文件材料总件数。

5.保管期限:由该卷低保家庭退保时低保档案管理人员填写。填写该卷低保申请初始审批时间至该卷低保家庭退保后满3年的时间。例:假设该卷低保申请初始审批时间为2011年6月19日,该卷低保家庭退保时间为2013年12月1日,则填写为20110619—20161201。

6.备注:立卷后,由低保档案管理人员对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注“*”号,并将需要说明的情况填写在备考表中。例:某卷低保家庭已退保并取出其档案,则应在备注栏内标注“*”号,并在备考表中说明“××档号档案因退保已取出”,且签名、标注时间。


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